Hệ thống lưu trữ dữ liệu điện tử dành cho khối doanh nghiệp EDM ETP

Hỗ trợ Doanh nghiệp tạo lập và quản lý, theo dõi, toàn bộ vòng đời hồ sơ tài liệu, hồ sơ dự án,chứng từ, hợp đồng.. từ lúc khởi tạo, kiểm duyệt, sử dụng cho tới lúc lưu trữ hồ sơ tài liệu vào phần mềm lưu trữ EDM ETP, đảm bảo tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật nhà nước trong việc lưu trữ hồ sơ tài liệu điện tử.

Thực trạng lưu trữ và quản lý tài liệu giấy

Không gian lưu trữ

Tốn thời gian, chi phí và diện tích không gian văn phòng để làm nơi lưu trữ

Điều kiện lưu trữ

Thất thoát, hư hỏng tài liệu bởi các yếu tố thời tiết, nhiệt độ, ẩm mốc,chiếm nhiều diện tích mặt bằng

Thời gian lưu trữ

Tài liệu lưu trữ không được lâu dài, chất lượng giấy, mực bị mờ đi qua thời gian

Quản lý tài liệu

Qua thời gian, khi các tài liệu nhiều lên, việc quản lý tài liệu trở lên rời rạc, không đồng nhất

Tìm kiếm tài liệu

Việc tìm kiếm và chia sẻ tài liệu gặp khó khăn và mất nhiều thời gian

Thống kê, báo cáo

Hạn chế trong việc lập báo cáo, thống kê theo nhiều năm

Khó khăn

Quản lý: Khối lượng tài liệu điện tử đã hình thành tại các cơ quan, tổ chức nhưng chưa được

quản lý khoa học, hiệu quả

Nghiệp vụ: Hệ thống quy trình nghiệp vụ lưu trữ chưa đáp ứng yêu cầu đặt ra khi tác nghiệp trên môi trường mạng

Đồng bộ: Việc sử dụng Hệ thống quản lý tài liệu điện tử chưa đồng bộ trong các cơ quan nhà nước

 Chuyển giao: Gây khó khăn trong việc chuyển giao tài liệu có giá trị lịch sử và thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào lưu trữ

Khai thác: Gây khó khăn cho việc quản lý và khai thác thông tin lưu trữ điện tử

LỢI ÍCH TRIỂN KHAI

Quản lý

Quản lý thông tin hiệu quả, chính xác, toàn bộ thông tin, hoạt động được lưu trữ rõ ràng. Dữ liệu được quản lý tập trung theo từng ngành, từng lĩnh vực.

 Đáp ứng 458/QĐ-TTG

Hoàn thành được yêu cầu nhiệm vụ xây dựng kho lưu trữ số đáp ứng được các mục tiêu của Quyết định số 458/QĐ-TTg (03/04/2020).

Chi phí

Tiết kiệm chi phí, nhân lực, không gian lưu trữ bảo quản tài liệu. Quản lý, tìm kiếm, truy xuất dữ liệu không giới hạn thời gian, không gian, địa điểm.

Kết nối

Khả năng kết nối, tính tương thích và bền vững để hình thành các trung tâm dữ liệu lớn. Mở ra xu hướng sử dụng dữ liệu số hiệu quả, có thể lập lên các chính sách khai thác tài liệu số.

Đặc điểm hệ thống

Sử dụng tài liệu

Tìm kiếm, thống kê số lượng hồ sơ, văn bản tài liệu, số lượng truy cập vào từng hồ sơ. Hệ thống có 3 đối tượng người dùng rõ ràng

kết nối

– Cho phép kết nối, liên thông giữa các hệ thống . Có khả năng tích hợp với các hệ thống chuyên dụng khác tại đơn vị

– Có khả năng mở rộng tùy thuộc theo nhu cầu của từng đơn vị cơ quan    

Bảo mật

Hệ thống được bảo mật theo ba mức: mức mạng, mức cơ sở dữ liệu và mức ứng dụng

Ký số

Hệ thống cho phép ký số các loại tài liệu được lưu trữ phù hợp với Thông tư 02 của Bộ nội vụ